Электронный архив копий документов

Назначение программного обеспечения «Электронный архив копий документов»

• В случае использования на предприятии бумажных документов с требованиями оперативного к ним доступа большого количества сотрудников как внутри офиса, так и извне большому в рамках процессов основной деятельности предприятия;
• В случае необходимости предоставления доступа к некоторым документам также и клиентам;
• В случае ограниченного места для хранение бумаги и необходимости разместить дополнительные рабочие места вместо архива;
• В случае необходимости оперативного обмена документами меж подразделениям для сокращения времени обслуживания клиентов;
• В случае наличия множества точек продаж или филиалов;
• В случае необходимости сохранения электронной копии документа, после уничтожения бумажного оригинала;
• В случае подборки документов для проверок, отчетов и прочих мероприятий экстренной срочности.

Решение задачи и схема развертывания

Услуга «Электронный архив копий документов» предлагаем простое решение в пять шагов:

1. На сервер устанавливается программное обеспечение «Электронный архив копий документов».
2. К рабочей станции сканирования подключаются два типа документных сканеров: поточные (для расшиваемых документов) и книжные (для нерасшиваемых);
3. Существующие накопленные документы сканируются разово;
4. Новые документы сканируются по мере поступления;
5. Все сотрудники получаются доступ согласно своим правам доступа через интернет-браузер, без необходимости установки дополнительного ПО на рабочие компьютеры.

Схема развертывания «Электронного архива копий документов»

Ключевые особенности и характеристики «Электронного архива копий документов»

• Неограниченное количество пользователей;
• Универсальность — подходит для любых типов документов и любых задач работы с документами (где достаточно копии);
• Клиент-серверное решение, низкие требования к серверному оборудованию;
• Форматы поддерживаемых документов: все форматы до A3 включительно;
• Сканирование документов: поддержка поточных сканеров, поддержка книжных (планетарных) сканеров;
• Формирование веб-представления документа для любого формата (для просмотра любого загруженного документа требуется только браузер);
• Поиск документов: поиск по фактографическим характеристикам, по ключевым словам, поиск с использованием рубрикаторов, смешанный поиск, поиск новых документов;
• «Личная папка» пользователя;
• Связывание документов ссылками (есть возможность связывания документов типизированными ссылками на этапах помещения или редактирования значений реквизитов документов; обратная ссылка должна формироваться автоматически);
• Сканирование документов через веб-интерфейс (доступно только из Internet Explorer).

Цена решения «Под ключ», включающая программное обеспечение, установку и настройку — 333000 рублей (c НДС).

Доступные опции:

• Услуга «Ежеквартальное обновление ПО» — 33000 рублей в год (c НДС);
• «Горячая линия» технической поддержки — 33000 рублей в год (c НДС).

Системные требования

Экранные формы «Электронного архива копий документов»